Gemeinsam Bauen

Vorgänge kollaborativ und parallel bearbeiten

Die Bearbeitung von Kundenanfragen in einer globalen Supply Chain erfordert die zeitgleiche Zusammenarbeit von mehreren Fachleuten in den verschiedenen Vertriebs- und Logistikstufen. Das folgende Praxisbeispiel beschreibt einen Bearbeitungsablauf mit parallelen Teilprozessen.

Ein Mitarbeiter in einer Vertriebsniederlassung wird von seinem Kunden mit der dringenden Bitte zur Beschleunigung seiner Lieferung angesprochen. Der Vertriebsmitarbeiter startet in seinem Auftragssystem einen targenio Vorgang zur Klärung eines neuen Liefertermins.
Mit Klick auf einen Button im Auftragssystem wird ein Teilprozess für die Eingangsprüfung in targenio gestartet. Dabei öffnet sich ein Dialog, der die relevanten Daten zum Auftrag anzeigt und mit Eingaben zum Wunschtermin und dem Grund der Anfrage angereichert wird. Im nächsten Schritt werden die erfassten Daten automatisch plausibilisiert und auf Vollständigkeit geprüft, beispielsweise ob zu dem Auftrag bereits ein Vorgang erfasst wurde oder ob dieser Mitarbeiter aus dem Vertrieb für diesen Kunden eine Beschleunigung des Liefertermins initiieren darf.
Bei erfolgreichem Durchlaufen der Eingangsprüfung wird regelbasiert der verantwortliche Supply Chain Agent (SCA) ermittelt und jeweils für den Mitarbeiter im Vertrieb und den SCA ein Teilprozess zur Bearbeitung dieser Kundenanfrage gestartet.
Der SCA prüft anhand einer Checklisten-Funktion den Vorgang und entscheidet damit über die weitere Bearbeitung.
Für die Beschleunigung einer Lieferung kann je nach Sachlage die Einbindung verschiedener Fachabteilungen erforderlich sein, wie z.B. das Lieferantenmanagement für die Beschaffung von noch ausstehenden Lieferungen, der Wareneingang für eine priorisierte Wareneingangsprüfung, die Montage/Fertigung, das Qualitätsmanagement, die Verpackung, der Zoll und/oder das Versandlager.

Über das Collaboration-Cockpit wählt der SCA die einzubindenden Ansprechpartner der Fachabteilungen aus, informiert diese und startet deren Teilprozess zur Bearbeitung der Anfrage. Zusätzlich setzt der SCA sein Wiedervorlagedatum.
Mit dem Collaboration-Cockpit behält der SCA jederzeit einen detaillierten Überblick zum Bearbeitungsfortschritt der Kundenanfrage.

Die eingebunden Fachabteilungen erhalten automatisiert eine E-Mail mit einem Link auf ihren Teilprozess; die Fachleute prüfen und bearbeiten anhand der für sie hinterlegten Checklisten die Anfrage zur Lieferpriorisierung. Bei Bedarf können die Fachabteilungen selbst weitere Fachleute über ihr Collaboration-Cockpit in die Bearbeitung einbeziehen.
Im Grundsatz verläuft die Bearbeitung in den Teilprozessen autark, jedoch beeinflussen sich die Prüf- und Bearbeitungsergebnisse der verschiedenen Teilprozesse wechselseitig.
Die Recherche- und Bearbeitungsergebnisse in den Teilprozessen lösen „Ereignisse“ aus, die den Bearbeitern in den anderen Teilprozessen angezeigt werden. Da verschiedene Ereignisse zeitgleich auftreten können und unterschiedliche Relevanz für die Bearbeitung eines Vorgangs haben, sind die Ereignisse logisch geordnet. Das wichtigste Ereignis bestimmt den Status eines Teilprozesses und bildet damit die Basis für eine priorisierte Bearbeitung.

So sind alle Bearbeiter über die verschiedenen Teilprozesse hinweg stets informiert und können über ihre weitere Bearbeitung mit den aktuellsten Informationen entscheiden.
Anhand der Bearbeitungsergebnisse der Fachabteilungen entscheidet der SCA ob er weitere Experten einschalten muss oder ob er dem Mitarbeiter im Vertrieb eine verbindliche Rückmeldung für seinen Kunden geben kann.

Takeaway

  • Der Nutzen der kollaborativen Bearbeitung mit parallelen Bearbeitungsprozessen für die Prozessteuerung liegt in der massiven Reduktion der Komplexität in den Workflows und erleichtert so die Automatisierung und Auswertung.
  • Zudem können Veränderungen und Anpassungen an den Workflows schneller und einfacher umgesetzt werden, da nur betroffene Teilprozesse und nicht ein komplexer Workflow geändert werden.
  • Im Tagesgeschäft erfolgt die Bearbeitung schneller durch die Parallelisierung von Aufgaben anstatt einer sequentiellen Bearbeitung.
  • Zusätzlich werden Bearbeitungsaufwände reduziert, da die Arbeitsergebnisse aus anderen Teilprozessen genutzt werden.
  • Für die Anwender verbessert sich die Usability erheblich, weil nur die Aufgaben im Teilprozess zu sehen sind, die konkret zu bearbeiten sind und nicht alle anderen Aufgaben, so wie dies bei komplexen linearen Workflows der Fall ist.